Knowledge Management Software - Системы управления знаниями KMSOFT: Управление знаниями, автоматизация документооборота Программные решения KMSOFT в сфере менеджмента знаний: Е-МАСТЕР: Управление знаниями, Е-МАСТЕР: Документооборот Copyright © KMSOFT, 2002-2023 info@kmsoft-is.com Terms of use Privacy Policy
KMSOFT - Системы управления знаниями KMSOFT: Менеджмент знаний, автоматизация документооборота, системы класса ECM (управление корпоративной информацией) Информация о продуктах и услугах в сфере менеджмента знаний »»»
««« Описание программных решений в сфере менеджмента знаний: Е-МАСТЕР: Управление знаниями, Е-МАСТЕР: Документооборот
Продукты и услуги
Продукты и услуги
Статьи
Статьи
Теория
Теория
Экстранет
Экстранет
Поддержка
Поддержка
О Фирме
О Фирме
Статьи
Расширенный поиск
Найти

Основные публикации по менеджменту знаний

Избранные статьи по менеджменту знаний

Антология статей по менеджменту знаний

Глоссарий

Библиотека статей

Общие концепции современного менеджмента

Управленческий консалтинг

Финансовый менеджмент

Логистика

Менеджмент качества

Менеджмент знаний

Маркетинг

Методология бизнес-инжиниринга

Организационная культура

Управление персоналом

Организационное проектирование

Информационные технологии

Стратегическое управление
Новые публикации
Главная Статьи Библиотека статей Организационное проектирование

Методологический подход к реорганизации деятельности предприятия

В. Ивлев, М.Каменнова, Т. Попова

15.02.1996 Открытые системы, 02/1996

Сегодня любое предприятие, чтобы успешно действовать в условиях рыночной экономики, должно оперативно формировать рациональные варианты "ответов" на все потенциальные изменения, ежедневно возникающие в процессе своей деловой активности. Процесс формирования и применения рациональных вариантов "ответов" осуществляется в рамках концепции общего управления качеством функционирования предприятия. В этом случае основной целью управления является поддержка качества деятельности предприятия на заданном уровне в зависимости от изменяющейся внутренней ситуации на предприятии и внешнеэкономической ситуации. Очевидно, что основополагающим этапом создания механизма управления качеством функционирования бизнес-системы это разработка методологического подхода реорганизации ее деятельности. В статье приведено описание одного из методологических подходов к реорганизации деятельности бизнес-системы.

Под предприятием понимается любая коммерческая или государственная, производственная или торгово-сбытовая, административная или финансовая структура. Чтобы создать механизм управления качеством функционирования предприятием, необходимо:

  • рассматривать предприятие как сложную бизнес-систему;
  • разработать методологический подход реорганизации деятельности бизнес-системы, обеспечивающий:
  • проведение анализа и оценки эффективности функционирования бизнес-системы;
  • создание плана мероприятий перевода бизнес-системы из текущего состояния в заданное состояние, а также поддержания бизнес-системы в требуемом состоянии;
  • реализацию плана мероприятий;
  • разработать типовые решения по построению корпоративных информационных систем (КИнС) автоматизированной поддержки функционирования бизнес-систем, обеспечивающие:
  • предпроектное обследование и системное моделирование бизнес-системы;
  • разработку решений по построению аппаратного, программного, информационного и организационного обеспечения КИнС;
  • разработку решений по построению корпоративного информационного пространства бизнес-системы;
  • оценку эффективности применения средств автоматизации КИнС;
  • разработку проектов (системного, эскизно-технического, рабочего) КИнС;
  • адаптировать методологический подход на различные прикладные области: коммерческие, банковские, производственные и государственные структуры с учетом особенностей их функционирования.

Основополагающим этапом создания механизма управления качеством функционирования бизнес-системы является разработка методологического подхода реорганизации ее деятельности.

Основные требования, которыми авторы руководствовались при разработке методологического подхода, являлись следующие:

  • теоретическая основа и программная реализация механизма управления, состоящая в применении существующих методов системного, функционально-информационного, стоимостного и имитационного анализа, а также программных средств их поддержки;
  • вертикальная общность подхода, обеспечивающая охват всех направлений совершенствования деятельности бизнес-системы, начиная от реорганизации технологии работы бизнес-системы, включая ее оргштатную структуру, и заканчивая автоматизированной поддержкой рациональной технологии работы в виде соответствующей КИнС бизнес-системы;
  • горизонтальная общность подхода, обеспечивающая его применение при совершенствовании деятельности бизнес-систем, функционирующих в различных прикладных областях.

Данный методологический подход был успешно апробирован при выполнении ряда консалтинговых проектов реорганизации деятельности бизнес - систем.

Суть методологического подхода

Прежде чем переходить непосредственно к описанию методологического подхода, дадим несколько определений, которые являются аксиоматической основой решения задачи реорганизации предприятия.

Определение 1. Бизнес-система представляет собой связанное множество бизнес - процессов, конечной целью которых является выпуск продукции. Под продукцией понимаются товары, услуги и документы.

Определение 2. Бизнес-процесс представляет собой горизонтальную иерархию внутренних и зависимых между собой функциональных действий, конечной целью которых является выпуск продукции или отдельных ее элементов. Как правило, следует различать следующие категории бизнес-процессов:

  • процессы, непосредственно обеспечивающие выпуск продукции, в результате реализации которых осуществляется получение определенного дохода в бизнес-системе;
  • процессы планирования и управления, обеспечивающие эффективное планирование и управление получением дохода при реализации процессов выпуска продукции;
  • ресурсные процессы, обеспечивающие доставку ресурсов в точку непосредственного выполнения действия;
  • процессы преобразования, являющиеся вспомогательными и выполняющиеся в тех ситуациях, когда необходимо достичь целевых действий путем изменения существующих технологий.

Процессы преобразования, ресурсные процессы и процессы планирования и управления являются обеспечивающими процессами по отношению к основным бизнес-процессам, осуществляющим непосредственно выпуск продукции. В зависимости от предметной области меняется необходимость применения, а также вес, сложность и значимость обеспечивающих процессов по отношению к основным бизнес-процессам.

Определение 3. Бизнес-процесс характеризуется:

  • существующей ("как есть") технологией реализации бизнес-процесса;
  • существующей оргштатной структурой бизнес-системы, участвующей в реализации бизнес-процесса;
  • средствами автоматизации, оборудованием, механизмами и пр., обеспечивающими реализацию бизнес-процесса.

Определение 4. Основными показателями оценки эффективности бизнес-процессов являются:

  • количество производимой продукции заданного качества, оплаченное за определенный интервал времени;

  • количество потребителей продукции;

  • количество типовых операций, которые необходимо выполнить при производстве продукции за определенный интервал времени;

  • стоимость издержек производства продукции;

  • длительность выполнения типовых операций;

  • капиталовложения в производство продукции.

Определение 5. В процессе жизнедеятельности бизнес-системы за счет выполнения бизнес-процессов осуществляется достижение определенной совокупности целей. В общем случае совокупность целей имеет иерархический вид (дерево целей) и каждая цель имеет свой вес. Достижение целей осуществляется путем выполнения соответствующего множества бизнес-процессов.

Определение 6. Реорганизация бизнес-системы есть подход перепроектирования бизнес-процессов в структурном виде, обеспечивающим увеличение количества производимой и количество потребителей продукции, а также уменьшение стоимости издержек производства при заданном количестве операций, их длительности выполнения и капиталовложениях в производство.

Реорганизация деятельности бизнес-системы осуществляется в два основных этапа. На первом этапе:

  • осуществляется фиксация - моментальный "снимок" текущего состояния бизнес-системы;
  • определяется целевое состояние бизнес-системы;
  • разрабатывается план мероприятий перехода бизнес-системы из текущего состояния в целевое.

Данный этап аналитических работ целесообразно выполнить силами консалтинговой фирмы.

Концептуальная схема первого этапа представлена на рис. 1.

Получение "снимка" текущего состояния предприятия производится путем создания интегрированной функционально-информационно-стоимостной модели, включающей:

  • комплекс функционально-информационных моделей существующих технологий реализации бизнес-процессов;
  • комплекс функционально-стоимостных моделей существующих технологий реализации бизнес-процессов;
  • комплекс имитационных моделей существующих технологий реализации бизнес-процессов.

Инструментальной средой поддержки создания моделей являются программные пакеты функционально-информационного моделирования и анализа Design/IDEF, функционально-стоимостного моделирования и анализа EasyABC Plus и функционально-имитационного моделирования ServiceModel.

На основе применения комплексов функционально-информационно-стоимостных моделей производится:

  • анализ технологий реализации бизнес-процессов по показателям эффективности;
  • анализ и оценка информационных потоков и документооборота;
  • анализ деятельности структурных подразделений бизнес-системы;
  • формирование информации, которая необходима для понимания происходящих в структурных подразделениях бизнес-системы процессов и для принятия обоснованных решений по их улучшению;
  • определение стоимости издержек производства продукции;
  • определение точного значения себестоимости производства и сбыта продукции;
  • определение эффективности применения средств автоматизации в структурных подразделениях бизнес-системы;
  • выделение функций, которые обеспечивают достижение стратегических целей реализации бизнес-процессов и являются наиболее прибыльными;
  • обнаружение дорогостоящих функций (затратных центров) технологий реализации бизнес-процессов, которые не оправдывают затрачиваемых на них средств;
  • разработка ранжированных перечней (по значениям показателей) технологических участков реализации бизнес-процессов;
  • разработка ранжированного перечня технологических участков, изменение которых обеспечит улучшение значений показателей реализации бизнес-процессов.

Следует отметить, что описание технологий применения функционально-информационно-стоимостных моделей требует отдельного рассмотрения, в котором можно было бы обсудить такие вопросы, как экспорт функций IDEF-моделей в EasyABC Plus и ServiceModel, выявление ресурсов и стоимостных объектов, формирование иерархий ресурсов и стоимостных объектов, алгоритмы поиска затратных центров, наполнение модели информацией о стоимости, проведение расчетов по модели, формирование внутренних и итоговых отчетов о распределении затрат.

Результатом обобщения проведенного анализа существующих технологий реализации бизнес-процессов по функционально-информационно-стоимостным моделям являются предложения по совершенствованию деятельности бизнес-системы. Предложения по совершенствованию деятельности бизнес-системы, как правило, включают:

  • изменение существующих технологий реализации бизнес-процессов до уровня рациональных ("как должно быть") технологий;
  • изменение системы планирования, управления и контроля деятельности бизнес-системы;
  • производство новых перспективных продуктов;
  • расширение рынка сбыта продукции и т.д.

Интеграция сформированных предложений по совершенствованию деятельности бизнес-системы со взвешенным деревом целей и требований, сформулированных руководством, позволяет разработать целевую программу развития бизнес-системы. Целевое состояние бизнес-системы характеризуется соответствующими комплексами функционально-информационных, функционально-стоимостных и функционально-имитационных моделей. Наличие комплексов функционально-информационно-стоимостных моделей текущего и целевого состояний бизнес-системы, а также целевой программы развития бизнес-системы позволяет создать план мероприятий по переходу бизнес-системы из текущего состояния в целевое.

Как правило, планирование деятельности бизнес-системы предусматривает:

  • стратегическое целевое планирование ;
  • оперативное планирование;
  • текущее планирование отдельных операций.

Следовательно, планирование деятельности бизнес-системы заключается в детальной и всесторонней разработке всех вопросов по стратегии и тактике ее развития в целях достижения высокой организованности, согласованности и материальной обеспеченности мероприятий, проводимых структурными подразделениями по решению поставленных задач. Кроме того, на первом этапе создается постоянно работающая группа аналитиков бизнес-системы, которая осуществляет свою деятельность в соответствии с разработанным специальным программно-методическим комплексом (моделями, предложениями, планами) и программными средствами Design/IDEF, EasyABC Plus, ServiceModel.

Аналитическая группа формируется руководством бизнес-системы из числа штатных сотрудников или вновь нанятых специалистов. Количественный состав группы определяется также руководством бизнес-системы в зависимости от объема и сложности поставленных перед группой задач. Члены аналитической группы могут пройти предварительное обучение в консалтинговой фирме. Программа обучающего курса и технологии обучения (курс лекций, практические занятия, беседы-обсуждения, тренинг-курс и т.д.) могут быть обсуждены с руководством бизнес-системы и ориентированы на конкретные потребности бизнес-системы. Сроки и продолжительность обучения, а также количество слушателей и стоимость оговариваются отдельно.

Консалтинговая фирма передает аналитической группе разработанный программно - методический комплекс, состоящий из следующих компонентов:

  • комплексы функционально-информационных, функционально - стоимостных, функционально-имитационных моделей существующего состояния бизнес-системы;

  • комплексы функционально-информационных, функционально - стоимостных, функционально-имитационных моделей целевого состояния бизнес-системы;

  • программные средства поддержки моделей;

  • целевая программа развития бизнес-системы;

  • план мероприятий по переводу бизнес-системы из текущего состояния в целевое;

  • системный (эскизно-технический, рабочий) проект корпоративной информационной системы бизнес-системы.

Главной задачей группы является проведение анализа и оценки различных вариантов процессов деятельности бизнес-системы по заданию руководства бизнес-системы, а также осуществление прогноза и выбора наиболее эффективного шага на пути движения бизнес-системы к целевому состоянию.

На втором этапе реорганизации деятельности бизнес-системы осуществляется переход бизнес-системы из текущего состояния в целевое состояние посредством выполнения мероприятий в соответствии с созданной системой планов.

На данном этапе основной объем работ выполняется аналитической группой бизнес-системы. Консалтинговая фирма осуществляет сопровождение программных средств моделирования и оказывает консалтинговые услуги (по желанию руководства бизнес-системы) по моделированию новых технологий деятельности бизнес системы.

Заключение

Процедура реорганизации деятельности бизнес-системы может доставить много неожиданностей и огорчений. Это большое искусство, главная цель которой, в первую очередь сначала осознать процесс, а затем только проводить его преобразование. Только в этом случае можно добиться эффективного результата. Чтобы расхождение между ожидаемыми и достигнутыми результатами были минимальными, необходимо предварительно реализовать небольшие проекты с реальными задачами.

Перестройка бизнес-процессов на современном этапе - это не просто модная тенденция, а следствие жесточайшей конкурентной борьбы, которая требует внедрения наукоемких инновационных технологий как средств повышения производительности и эффективности деятельности бизнес-системы
Источник: www.bigspb.ru
Коротко о системе Е-МАСТЕР
Е-МАСТЕР® — система управления корпоративной информацией.

Е-МАСТЕР® включает в себя возможности систем класса ECM (Enterprise Content Management).

Система обеспечивает:

  • Совместное создание и согласование документов
    • Каждый документ может быть обсужден как при помощи прикрепленного к нему мини-форума, так и в главном форуме
    • Разработанный документ может быть направлен на согласование по указанному маршруту
  • Хранение документов любых форматов
    • Хранение и передача документов в зашифрованном виде
    • Встроенные системы восстановления после сбоев и резервного копирования
  • Поиск документов
    • Возможность поиска по ключевым словам и другим атрибутам документов (автор, дата создания…)
    • Возможность поиска с помощью навигации по рубрикам
  • Управляемый доступ к документам
    • Возможность установки доступа к документам для различных категорий пользователей
    • Возможность введения ограничений на работу с документами
  • Функциональный интерфейс пользователя
    • Веб-интерфейс, позволяющий просматривать карточки и скачивать файлы из системы хранения документов
    • Удаленный доступ или работа пользователя из любой точки мира (при условии подключения к Интернету).
Система FLAMORY™

FLAMORY™FLAMORY™ — уникальный программный продукт, позволяющий сохранять историю действий пользователя на компьютере, таких, например, как работа в приложениях Windows, посещения сайтов и д.р.
Сохраненные последовательности действий, далее, можно просмотреть, сохранить в файл и передать коллегам. FLAMORY позволяет аккумулировать и делиться знаниями.
Работая с FLAMORY, обмен опытом, обучение новых сотрудников, обсуждения технологий, становятся, как никогда ранее, простой и удобной, в практических аспектах, задачей.

FLAMORY™ разрабатывается при участии специалистов KMSOFT.
Скачать бета-версию можно по этой ссылке.

Версия для печати  |  Пользовательское соглашение

Статьи
KMSOFT: Управление знаниями, автоматизация документооборота, управление корпоративной информацией
К началу страницы ...